Что такое фреймворк метаданных?

Когда компания пытается перенести большое количество данных и файлов с одной платформы на другую с помощью облачной разработки, можно легко потерять информацию, если она не будет должным образом идентифицирована и описана. Именно в таких случаях наиболее полезными оказываются фреймворки метаданных. 
\r\nМетаданные - это набор определенных фрагментов информации, которые помогают описать документ. В качестве примера метаданных можно привести автора, размер файла, дату создания и ключевые слова. Система метаданных представляет собой совокупность как минимум трех типов метаданных. При совместном использовании эти поля помогают быстро находить содержимое и управлять им. Различные типы метаданных, необходимые для создания структуры метаданных, включают глобальные метаданные, локальные метаданные и типы документов. 
\r\nВладельцам компаний и лицам, принимающим решения, необходимо понимать, что такое структура метаданных, ее наиболее распространенные преимущества и составные части. Они также должны знать основные шаги, необходимые для создания структуры метаданных с самого начала.

Преимущества фреймворка метаданных

Когда компаниям приходится переносить огромные объемы данных, наличие фреймворка метаданных оказывается чрезвычайно полезным. Она помогает людям быстрее находить файлы, обмениваться ими между различными отделами и обеспечивать более удобную и безопасную работу с документами в инфраструктуре как услуге.
\r\nРазличные поисковые фильтры, созданные с помощью фреймворка, значительно повышают удобство поиска. Содержимое фреймворка метаданных становится доступным для всех желающих и легко распространяется между различными направлениями деятельности и отделами. 
\r\nВ то же время различные отделы могут не беспокоиться о том, что информации будет слишком много, поскольку каждый из них имеет собственные теги или ключевые слова, позволяющие дифференцировать работу. Кроме того, каждый файл имеет уникальный набор метаданных, который обеспечивает соответствие требованиям, гарантирует сохранность содержимого и облегчает ведение учета.

Составные части структуры метаданных

Построение структуры метаданных требует выполнения определенных шагов, которые в основном остаются неизменными независимо от отрасли и размера структуры. Каждая структура требует наличия набора глобальных метаданных, набора локальных метаданных и типов документов.
\r\nСочетание этих трех типов информации значительно улучшает управление контентом для любого предприятия. Они гарантируют не только то, что пользователь найдет именно те файлы, которые ему нужны, но и то, что он сделает это быстро.

\r\n\t
• Глобальные метаданные - Глобальные метаданные не обязательно связаны с документом. Это скорее ссылка, которая применяется ко всей информации в системе и обеспечивает надлежащее управление документами. Она также помогает защитить различные файлы, обеспечить управление жизненным циклом и повысить соответствие нормативным требованиям. Глобальные поля метаданных полезны для всех сотрудников организации. Работники используют их для удобной фильтрации документов и файлов по атрибутам, например, по автору или подразделению компании.
\r\n\t
• Локальные метаданные - локальные метаданные предназначены для отделов, функций или процессов. Это информация, специфичная для каждого подразделения компании. Локальные теги помогают отделам отличать содержимое, относящееся к ним, от остальных файлов, существующих в структуре.
\r\n\t
• Типы документов - Типы документов сами по себе являются разновидностью метаданных. Любые документы, создаваемые, хранимые и используемые в ходе бизнес-процессов в том числе при разработке программного обеспечения, требуют маркировки типами документов. С их помощью локальные пользователи описывают свои рабочие продукты.
\r\n

Для создания структуры метаданных компании необходимо понять, как различные подразделения и бизнес-пользователи описывают и организуют свои процессы и контент. Эффективная система метаданных будет работать как система управления контентом, к которому каждый может быстро получить доступ, не перебирая бесчисленные папки.

Прежде чем приступить к построению структуры метаданных, компания должна определить, какие именно блоки ей необходимы, а также определить, какие глобальные метаданные, локальные метаданные и документы имеют больший смысл для бизнес-пользователей.

Выбор полей глобальных и локальных метаданных

Глобальные метаданные связаны со всем содержимым компании, независимо от того, в каком отделе оно было создано. В качестве примера глобальных метаданных можно привести такие поля, как "предметная область", "область регулирования", "описание местоположения" или даже "компания", если в организации имеется несколько операционных компаний.
\r\nОкончательное решение о локальных полях метаданных должно приниматься с учетом мнений и предпочтений представителей каждого подразделения. Примерами локальных метаданных для конкретной области или места расположения компании могут быть "тип проекта", "название проекта", "номер заказа на работы", "тип оборудования".
\r\nВ зависимости от типа документов, создаваемых в процессе работы подразделений, компании также могут устанавливать различные типы документов, которые им могут потребоваться. В качестве примера можно привести аудиторские отчеты, заказы на поставку, планы проектов и протоколы совещаний.
\r\nНаконец, компания может создать подборку всех полей метаданных в электронной таблице. Это часто служит полезным руководством для новых сотрудников, а также надежной основой для будущих миграций платформы.

Фреймворки метаданных: Полезные инструменты для компаний

Фреймворк метаданных - это своего рода хранилище, позволяющее сотрудникам компании быстро находить и управлять различными документами, которые создаются и хранятся в компании. Для эффективного поиска и управления такие фреймворки зависят как минимум от трех типов метаданных.
\r\nСоставными частями фреймворка являются глобальные метаданные (специальные описания, охватывающие всю компанию), локальные метаданные (связанные с различными подразделениями) и типы документов (зависящие от типа документов, создаваемых в процессе деятельности компании).
\r\nСоздание функционирующей структуры метаданных требует взаимодействия всей компании. И руководители, и представители подразделений должны определить, какие ключевые слова и описания наиболее важны для них и их сферы деятельности.
\r\nПосле того как компания завершает создание структуры метаданных, каждый ее сотрудник получает доступ к любому существующему документу или файлу. Не нужно рыться в папках. Работникам компании достаточно отфильтровать содержимое по тем ключевым словам, которые они считают нужными, чтобы быстро найти то, что им нужно.